Stand 06.10.2026 · Valena Innovation, Hedingen Drucken oder als PDF speichern

Vertrag über die Auftragsdatenbearbeitung

Muster. Die Angaben zur Schule stammen aus dem Einrichtungsformular; auf Wunsch erhält die Schule den Vertrag als PDF zur Unterschrift.

zwischen

der Schule, Schulgemeinde oder Gemeinde gemäss Bestellung, vertreten durch die Person, die die Bestellung abschliesst, – nachfolgend «Verantwortliche» –

und

Valena Innovation, Marco Valena, Frohmoosstrasse 10, 8908 Hedingen – nachfolgend «Auftragsbearbeiter» –

1. Gegenstand und Dauer

1.1 Der Auftragsbearbeiter betreibt für die Verantwortliche die Plattform «Elternpakt» unter der in der Bestellung gewählten Adresse (….elternpakt.ch) gemäss der Bestellung im Einrichtungsformular und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend «Hauptvertrag»).

1.2 Dabei bearbeitet der Auftragsbearbeiter Personendaten im Auftrag der Verantwortlichen. Dieser Vertrag regelt die datenschutzrechtlichen Pflichten nach Art. 9 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) und dem anwendbaren kantonalen Datenschutzgesetz (im Kanton Zürich § 6 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz, IDG).

1.3 Der Vertrag gilt für die Dauer des Hauptvertrags.

2. Zweck, Art und Umfang der Bearbeitung

2.1 Zweck: Bereitstellung einer Plattform, auf der Eltern der Schule sich zum Elternpakt (gemeinsame Abmachung zum Umgang mit Smartphones und sozialen Medien) bekennen, sich informieren, Fragen an die Schule stellen und sich austauschen können.

2.2 Art der Bearbeitung: Erheben, Speichern, Anzeigen gegenüber berechtigten Personen der Schule, Versand von E-Mails (Bestätigungen, Benachrichtigungen, Passwort-Zurücksetzen), Löschen.

2.3 Betroffene Personen: Eltern und Erziehungsberechtigte, Mitarbeitende und Beauftragte der Schule mit Zugang zur Verwaltung (Schul-Admin, Mentor, Moderation).

2.4 Kategorien von Personendaten:

2.5 Besonders schützenswerte Personendaten im Sinne von Art. 5 lit. c DSG werden nicht bewusst erhoben. Die Plattform erhebt keine Daten über Kinder, weder Namen noch Alter. Der Selbsttest und die Besuchsstatistik werden ohne Personenbezug geführt (keine IP-Adressen, keine Cookies).

3. Weisungen

3.1 Der Auftragsbearbeiter bearbeitet die Personendaten nur im Rahmen dieses Vertrags und nach dokumentierten Weisungen der Verantwortlichen. Er verwendet sie nicht für eigene Zwecke, gibt sie nicht weiter und wertet sie nicht für Werbung aus.

3.2 Hält der Auftragsbearbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies der Verantwortlichen unverzüglich mit.

3.3 Die Verantwortliche ist für die Rechtmässigkeit der Bearbeitung gegenüber den betroffenen Personen verantwortlich, insbesondere für deren Information.

4. Vertraulichkeit

Der Auftragsbearbeiter verpflichtet alle Personen, die Zugang zu den Personendaten haben, zur Vertraulichkeit. Die Pflicht gilt über das Vertragsende hinaus.

5. Datensicherheit

Der Auftragsbearbeiter trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen nach Art. 8 DSG. Sie sind in Anhang 1 beschrieben. Er darf sie an den Stand der Technik anpassen, sofern das Schutzniveau nicht sinkt.

6. Unterauftragsbearbeiter

6.1 Die Verantwortliche genehmigt die in Anhang 2 aufgeführten Unterauftragsbearbeiter.

6.2 Über beabsichtigte Änderungen informiert der Auftragsbearbeiter die Verantwortliche mindestens 30 Tage im Voraus. Die Verantwortliche kann aus wichtigen datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann sie den Hauptvertrag auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen.

6.3 Der Auftragsbearbeiter überträgt seine Pflichten aus diesem Vertrag auf die Unterauftragsbearbeiter.

7. Bearbeitungsort

7.1 Die Personendaten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert und bearbeitet (Anhang 2). Eine Bekanntgabe ins Ausland findet nicht statt.

7.2 Ausnahme: Wählt eine Person freiwillig die Anmeldung mit ihrem Google-Konto, werden dafür Daten zwischen ihr und Google (USA) ausgetauscht. Die Anmeldung mit E-Mail und Passwort steht immer als Alternative zur Verfügung.

7.3 Eine Verlagerung ins Ausland bedarf der vorgängigen schriftlichen Zustimmung der Verantwortlichen.

8. Rechte der betroffenen Personen

Der Auftragsbearbeiter unterstützt die Verantwortliche bei Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren. Die Schule kann Pakt-Einträge, Fragen und Community-Inhalte über die Verwaltung selbst bearbeiten und löschen. Für weitergehende Begehren antwortet der Auftragsbearbeiter innert 10 Arbeitstagen. Begehren, die direkt bei ihm eingehen, leitet er an die Verantwortliche weiter.

9. Verletzungen der Datensicherheit

Der Auftragsbearbeiter meldet der Verantwortlichen eine Verletzung der Datensicherheit, die die Personendaten der Verantwortlichen betrifft, so rasch als möglich, spätestens innert 48 Stunden nach Kenntnis. Die Meldung enthält, soweit bekannt, Art der Verletzung, betroffene Daten und Personen, Folgen und ergriffene Massnahmen. Er unterstützt die Verantwortliche bei einer allfälligen Meldung an die zuständige Datenschutzbehörde.

10. Kontrolle

Der Auftragsbearbeiter gibt der Verantwortlichen auf Anfrage die Informationen, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags nötig sind. Kontrollen vor Ort oder durch Beauftragte der Verantwortlichen sind nach Voranmeldung möglich; der Aufwand des Auftragsbearbeiters wird nach Aufwand verrechnet, ausser die Kontrolle deckt einen Verstoss auf.

11. Ende des Vertrags

11.1 Nach Ende des Hauptvertrags löscht der Auftragsbearbeiter alle Personendaten der Verantwortlichen innert 30 Tagen, einschliesslich der Unterauftragsbearbeiter. Auf Wunsch der Verantwortlichen erhält diese vorher einen Export (Pakt-Einträge und Fragen als CSV).

11.2 Datensicherungen werden nach ihrer Aufbewahrungsfrist (höchstens 30 Tage) automatisch überschrieben.

11.3 Der Auftragsbearbeiter bestätigt die Löschung schriftlich.

12. Haftung und Schlussbestimmungen

12.1 Die Haftung richtet sich nach dem Hauptvertrag.

12.2 Änderungen gelten nur mit Zustimmung beider Parteien; eine E-Mail genügt. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der übrige Vertrag gültig.

12.3 Es gilt schweizerisches Recht. Gerichtsstand ist Affoltern am Albis.

Der Vertrag wird mit der Bestellung im Einrichtungsformular abgeschlossen. Auf Wunsch der Verantwortlichen wird er zusätzlich unterzeichnet:

Ort, Datum: ______________________

Für die Verantwortliche: ______________________

Für den Auftragsbearbeiter: ______________________

Anhang 1: Technische und organisatorische Massnahmen

Vertraulichkeit

• Übertragung ausschliesslich verschlüsselt (HTTPS/TLS).
• Passwörter nur als bcrypt-Hash gespeichert; Links zum Bestätigen der Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts und für Einladungen nur als SHA-256-Hash.
• Anmeldung über sicheres Cookie (HttpOnly, Secure, SameSite=Lax).
• Rollen und Rechte pro Schule (Schul-Admin, Mentor, Moderation); Daten einer Schule sind für andere Schulen nicht zugänglich.
• Zugang zum Server nur für den Auftragsbearbeiter, ausschliesslich mit SSH-Schlüssel (keine Passwort-Anmeldung); Zwei-Faktor-Anmeldung bei Infomaniak und GitHub.
• Server mit Firewall: von aussen nur Web (HTTPS) und SSH erreichbar; die Datenbank ist nicht öffentlich zugänglich.
• Automatische Sicherheitsupdates des Betriebssystems.
• Zugangsdaten zu Diensten nur als geschützte Umgebungsvariablen, nicht im Programmcode.

Integrität

• Eingaben werden serverseitig geprüft; Inhalte der Community werden vor der Anzeige bereinigt.
• Änderungen am Programmcode sind versioniert (Git) und nachvollziehbar.

Verfügbarkeit

• Tägliche verschlüsselte Sicherung der Datenbank in Swiss Backup (Infomaniak, Schweiz), Aufbewahrung 30 Tage; Wiederherstellung wird halbjährlich getestet.
• Snapshot des Servers vor grösseren Änderungen.
• Überwachung der Erreichbarkeit mit Benachrichtigung bei Ausfall.

Datensparsamkeit

• Keine Daten über Kinder.
• Keine Werbung, keine Tracker von Drittanbietern.
• Besuchsstatistik ohne IP-Adressen und ohne Cookies, nur als Tagessummen.
• Gespräche mit der KI-Technikhilfe werden nicht gespeichert.
• Wer aus dem Pakt austritt, dessen Eintrag wird sofort gelöscht.
• Nicht angenommene Einladungen und archivierte Adressen der Elternliste werden nach 90 Tagen gelöscht.

Anhang 2: Unterauftragsbearbeiter

Mit Infomaniak besteht ein Vertrag über die Auftragsbearbeitung.